Funciones de excel – Aprende como se Aplican en el Trabajo

Las funciones de excel son muy importantes dentro de las funcionalidades de este programa, ya que son las herramientas que le dan vida a excel.

Esta aplicación cumple un rol importante dentro de las empresas, ya que es uno de los programas utilizados en el mundo.

La Funciones básicas en Excel son:

Las funciones de excel se dividen en categorías, a continuación mencionaremos las más utilizadas por los usuarios:

Funciones de Texto: Estas funciones son de gran ayuda para el ingreso de datos en la planilla de excel, ya sea para unir textos, cambiarlos a mayúscula o minúscula. Simplifica mucho el trabajo para el manejo de datos.

Funciones Lógicas: Este es el grupo funciones en el que se considera un poder decisión Verdadero o Falso dependiendo de la condición lógica y que tienen directa relación con la función SI.

Funciones de Búsqueda: Es la familia de formulas que nos facilita la vida a través de tipos de búsquedas dentro de una tabla o base de datos. Esto permite encontrar más fácil los datos que estamos buscando, junto con poder comprobarlos.

Funciones de Fecha y Hora: Nos ayuda con el manejo de las fechas, ya que muchas veces nos complicamos sobre todo con el formato de las fechas y como utilizarlas según sea el caso.

Funciones Financieras: Este tipo de funciones permite calcular los temas relacionados con prestamos, inversiones, amortizaciones, Etc.

Las Funciones de Excel en el Mundo Laboral

Las funciones de excel tienen una aplicación del 100% en el trabajo. Incluso en proyectos familiares y personales.

Su uso depende exclusivamente del área que se utilice dentro de la empresa. En este articulo mencionaremos los casos típico que hemos visualizado dentro de las empresas al momento de realizar los cursos presenciales.

Aplicación de Excel en el Área Comercial

El área de ventas representa el corazón de toda empresa o pyme, es por esta causa que es de suma importancia prestarle la atención necesaria.

Cada ejecutivo puede llevar un control de sus ventas, a esta planilla por general se le llama Forecast.

Forecast de Venta: Esta planilla consiste en poder agregar el detalle de los clientes. De forma general esta archivo considera lo siguiente:

• Nombre del Cliente
• Nombre del Contacto
• Correo
• Teléfono
• Tipo de producto o Servicio
• Monto de Venta
• Cantidad de Producto o Servicio
• Observación
• Estado de la venta
• Fechas comprometidas

Esta información es de suma importante para al área comercial, ya que con estos números podemos realizar una proyección de ventas y monitorear nuestros clientes.

Informe de Venta: Esta información es de gran utilidad para el Jefe o gerente de ventas, ya que de esta forma puede visualizar si cada vendedor cumple con los compromisos de venta acordados.

Planilla de Sotck: Para poder vender de forma expedita necesitamos tener en nuestras bodegas con suficientes productos. Con el fin de no tener problemas de entrega con el cliente final.

La cantidad de Stock es una información súper importante, porque en virtud de esta podemos generar campañas de marketing y ser más competitivos de forma comercial. Esta planilla debe integrar toda la información de los productos en bodega y en caso de no tener stock mencionar cuando estaría disponible en bodega.

Ingreso de Ventas: Al momento de realizarse una venta es necesario poder ingresarla a una planilla de excel para colocar toda la información asociada a esta venta, ya sea un producto o servicio. Cada venta tiene asociado una fecha de entrega o fecha de instalación.

Por lo tanto es necesario hacer buen uso de todas las funciones de texto, funciones básicas y formato de celda para la crear una buena plantilla de ventas.

Aplicación en el Área de Instalación

Las planillas de excel para el área de instalación son útiles para la correcta ejecución del servicio.

Planilla de Costo: Esta planilla consiste en ingresar todos los elementos que componen la instalación. De forma general se divide en 3 categorías:

1. Equipamiento: En este sector debemos agregar todo el detalle del equipamiento que debemos instalar:
   • Marca y Modelo del Equipo
   • Part Number
   • Numero de Serie
   • Código de barra o QR
   • Cantidad de equipos
   • Numero de Lote
2. Ferretería: En ese apartado debemos detallar todos los materiales asociados a la instalación:
   • Tipo de Canalización (EMT, PVC, Canaleta, etc)
   • Tipo de Conductor (Cable coaxial, UTP, Fibra Óptica, etc)
   • Fuentes de alimentación
   • Tipo de Conductor de Alimentación
   • Accesorios de Canalización
3. Mano de Obra: En este sector es necesario evaluar lo que implica la instalación desde el punto de vista de operaciones:
   • Cantidad de Técnicos
   • Tipo de Mano de Obra (técnicos, ingenieros, especialistas)
   • Cantidad de Supervisores
   • Cantidad de días de Instalación
   • Contingencia

Planilla de Planificación: En esta planilla se evalúa y estudia la planificación de la instalación. Esta planilla integra los costos de instalación y generales de la ejecución. Considerando los días contemplados y haciendo un seguimiento de los datos entregados.

Esta planilla nos muestra el detalle de los compromisos acordados entre el área comercial y producción o instalación (dependiendo de la empresa).

En esta planilla se muestran las fechas acordadas de instalación para recepción conforme. Este punto es importante porque en virtud de estas fechas, es la información que se le entrega al cliente final.

Esta programación normalmente la realiza el área de coordinación.

Cursos que puedes utilizar en tu Trabajo

De forma general los cursos que te pueden servir para aprender a utilizar Excel son:

Cómo Utilizar las Funciones de Excel en la Vida Cotidiana

Microsoft Excel es una herramienta extremadamente versátil que va más allá del ámbito laboral. Sus funciones pueden facilitar la gestión de diversas tareas en la vida cotidiana, ayudándote a organizarte mejor, tomar decisiones informadas y ahorrar tiempo. En este artículo, exploramos cómo las funciones de Excel pueden ser útiles en tu día a día.

1. Presupuesto Personal

Una de las aplicaciones más comunes de Excel en la vida cotidiana es la gestión de las finanzas personales. Puedes utilizar funciones como SUMA, PROMEDIO y SI para controlar tus ingresos y gastos, y asegurarte de que tu presupuesto se mantenga en equilibrio.

Ejemplo:

• SUMA: Para calcular el total de tus ingresos y gastos mensuales.
• PROMEDIO: Para determinar el gasto promedio en categorías como alimentos, transporte y entretenimiento.
• SI: Para alertarte cuando el gasto en una categoría excede el presupuesto asignado.

2. Planificación de Viajes

Organizar un viaje puede ser complicado, pero Excel puede simplificar este proceso. Puedes usar funciones para calcular el costo total del viaje, planificar itinerarios y comparar precios.

Ejemplo:

• BUSCARV: Para comparar precios de vuelos y hoteles.
• SUMA: Para calcular el costo total del viaje, incluyendo vuelos, alojamiento, comidas y actividades.
• SI: Para encontrar las mejores ofertas y decidir si el precio está dentro de tu presupuesto.

3. Gestión del Tiempo

Excel puede ayudarte a gestionar tu tiempo de manera más efectiva. Puedes crear calendarios y listas de tareas para mantener un seguimiento de tus actividades diarias, semanales o mensuales.

Ejemplo:

• HOY: Para generar automáticamente la fecha actual en tu calendario.
• CONCATENAR: Para combinar fechas y tareas en una sola celda y tener una vista clara de tu agenda.
• FORMATO CONDICIONAL: Para resaltar tareas importantes o próximas fechas límite.

4. Registro de Ejercicio y Salud

Mantener un registro de tus actividades físicas y parámetros de salud puede ser más fácil con Excel. Puedes utilizar diversas funciones para monitorear tu progreso y establecer metas realistas.

Ejemplo:

• PROMEDIO: Para calcular la distancia promedio que corres cada semana.
• MIN: Para identificar tu peso más bajo en un período de tiempo.
• GRÁFICOS: Para visualizar tu progreso en forma de gráficos de barras o líneas.

5. Organización de Eventos

Planificar eventos, como cumpleaños, bodas o reuniones familiares, puede ser sencillo con Excel. Puedes crear listas de invitados, presupuestos y cronogramas detallados.

Ejemplo:

• CONTAR.SI: Para contar cuántos invitados han confirmado su asistencia.
• SUMA: Para calcular el costo total del evento, incluyendo comida, bebidas y entretenimiento.
• GRÁFICOS: Para visualizar la distribución del presupuesto entre diferentes categorías.

6. Inventario Doméstico

Llevar un inventario de los artículos de tu hogar puede ayudarte a mantenerte organizado y asegurarte de que no te falte nada esencial. Puedes usar Excel para listar y categorizar tus pertenencias.

Ejemplo:

• CONTAR: Para contar el número de artículos en cada categoría.
• BUSCARV: Para encontrar rápidamente detalles sobre un artículo específico.
• FILTROS: Para clasificar y filtrar artículos por categoría, fecha de compra o estado.

7. Planificación de Menús y Compras

Si te gusta planificar tus comidas, Excel puede ser una herramienta útil para crear menús semanales y listas de compras. Esto te ayuda a ahorrar tiempo y dinero en el supermercado.

Ejemplo:

• SI: Para planificar comidas según las ofertas del supermercado.
• SUMA: Para calcular el costo total de la lista de compras.
• FILTROS: Para organizar tu lista de compras por sección del supermercado.

Las funciones de Excel no solo son útiles en el entorno laboral, sino que también pueden ser una herramienta valiosa en la gestión de tu vida cotidiana. Desde la planificación de presupuestos y viajes hasta la organización de eventos y el seguimiento de la salud, Excel puede ayudarte a simplificar y optimizar diversas tareas diarias. Con un poco de práctica y creatividad, puedes aprovechar al máximo esta poderosa herramienta para mejorar tu organización y eficiencia personal.