Excel en el trabajo – Las herramientas Más Usadas !

La aplicaciones de excel en el trabajo son muchísimas y variadas. Es impresionante como los usuarios de excel han adaptado y desarrollado sus propias aplicaciones para tareas que deben desarrollar en su trabajo.

Un gran numero de usuarios ha creado sus propias formulas y desarrollado sus Macros con el fin de realizar sus actividades de forma automática y más fácil.

Usos Básicos de Excel

Uso de Funciones Básicas: Las funciones básicas son prescindibles para el uso de planilla en el trabajo. Ejemplo:

  • Función Suma: Aunque parece muy simple pero saber sumar es algo esencial. Podemos utilizar “insertar una función”, llamar directamente la función “suma” desde la celda escribiendo el signo”=” y suma o hacer clic en el Botón de Autosuma
  • Función Max: Nos permite encontrar el valor máximo de una selección de valores. Normalmente se utiliza para saber el valor más alto de los gastos, ventas, utilidades de una empresa. etc.
  • Función Min: Nos permite encontrar el valor mínimo de una selección de valores.
  • Función Contar: Nos permite obtener la cantidad de una selección de valores.

Excel en el trabajo – Informes Laborales

La entrega de informes dentro de las empresas es una actividad esencial que ayuda en la evaluación de los resultados de cada área.

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Una herramienta muy utilizada para la entrega de informes es las Tablas Dinámicas. Esta herramienta es un aliado importante para el desarrollo de informes, ya que incluye todas las aplicaciones necesarias para entregar la mayor información posible a través de tablas y gráficos.

Por otro lado los gráficos son las representaciones de datos que más se utilizan para la entrega de reportes, informes y presentaciones, ya que estas gráficas pueden representar el estado de las ventas de una empresa, niveles de gastos, utilidades, costos de producción, etc.

Herramientas para Automatizar

Debido al manejo de mucha cantidad de datos dentro de las compañías, hay herramientas de excel que permiten manipular estos datos de forma simple y eficaz.

Un usuario ya utilizando las funciones básicas de excel puede ir automatizando sus procesos y tareas que muchas veces llevaban mucho tiempo en resolver.

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Funciones Lógicas

Una herramienta típica de excel y de mucha ayuda es la función lógica “SI”. Esta función permite la toma de desiciones frente a una situación o problemática. Con esta función podemos automatizar un proceso y que nos de el resultado esperado dependiendo si cumple o no con la condición.

Con la función SI podemos anidar funciones. Es decir agregar otra función lógica dependiendo de lo que queramos realizar. Los casos típicos son agregar otra función SI en el valor falso con el fin de poder agregar más criterios y utilizar las funciones lógicas “Y”/”O” entre las más utilizadas.

Tablas Dinámicas

Esta herramienta de excel a causado una revolución en el uso de estas aplicaciones, ya que los funciones que conllevan utilizarlas son muchos.

Sun principal beneficio es poder manipular muchos datos de una manera sencilla. Esto permite elegir y mostrar los datos que solamente necesitamos. Lo que trae como consecuencia poder hacer informes y reportes de forma más fácil.

Otro punto importante son los gráficos dinámicos, el cual permiten realizar una tabla dinámica y al mismo tiempo poder realizar un gráfico a partir de la misma información.

Aplicación de las Macros

Una de las Herramientas que más se utiliza para automatizar procesos de actividades laborales rutinarias son las Macros, ya que podemos Grabar o programar a través de VBA procesos que son repetitivos y hacerlos automáticos.

Esta automatización se puede ejecutar a través de un comando establecido o un boton programado para la correcta ejecución. También se pueden elaborar formularios adaptados para las funciones de cada trabajo o diseñar una aplicación a la medida.

Estas herramientas permiten una personalización detallada de nuestras planillas. Excel entrega todas las herramientas para que la programación sea intuitiva y más sencilla de redactar.

Uso de las Macros con Filtros para Formularios

Otra característica importante de las Macros es que permiten utilizar herramientas que no necesariamente requieren saber programar en un 100%. Nos referimos al uso de los filtros. El uso de los filtros avanzados es una herramienta súper importante dentro del uso de las Macros, ya que podemos grabar la Macro y extraer toda la información que necesitemos.

Al realizar la grabación de la Macro utilizando los filtros avanzados, se puede personalizar los criterios de búsqueda. Y podemos agregar mensajes personalizados dentro del formulario.

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