Excel Formulas Aplicadas en el Trabajo: Aprende Gratis y Domina Excel

Excel Formulas … La típica pregunta de como saber ¿que formula utilizar en el trabajo y en donde la puedo utilizar?

Excel Formulas y Funciones

Las formulas se crean a través de funciones preestablecidas por Excel. Para que una celda se active en una formula se debe agregar el signo «=». Una formula puede tener muchas funciones.

En general las aplicaciones de Excel son variadas y útiles en la mayoría de las empresas. De forma general existen categoría de formulas según el área de aplicación:

Funciones Básicas

Las funciones básicas son las más utilizadas por los usuarios de excel y se encuentran en el menú principal de la pestaña de «Inicio»

Las cuales se componen de la función suma, promedio, contar números, Máx y Mín.

Para el caso del ejemplo de Autosuma, solo debes colocarte debajo de las celdas que quieres sumar y haces clic sobro el botón «Autosuma», «Enter» y listo.

Estructura de una Formula

Todas las funciones de excel tienen una estructura, la cuales define su funcionamiento. Esta estructura la podemos visualizar de mejor forma al «Insertar Función»

Elegimos la función que deseamos utilizar y hacemos clic en «Aceptar».

La herramienta de «Argumento de Función» nos muestra la estructura de cada función. En este caso nos señala que en el primer apartado «Numero 1» se encuentra la suma de los números 35,25 y 36 utilizando el rango de las celdas H4 hasta H6 que sería H4:H6.

Cada vez que utilizamos una función podemos ir viendo que significa cada apartado solo con hacer clic en cada segmento.

En este caso al posicionarnos sobre el argumento «Número 1» nos indica en la parte de abajo de la ventana, que se pueden sumar de 1 a 255 números. Esto quiere decir que si deseo agregar más numero puedo utilizar el argumento «Número 2» .

Otro dato a considerar es que el argumento de la función me entrega el valor de forma automática y también puede mostrarnos ciertos errores de nuestras formulas.

En este caso simulamos un Error al colocar una letra dentro de la suma. Lo que de forma automática detecto y lo muestra de color rojo «#¿NOMBRE? indicando que no es un valor lógico.

Esta estructura sirve de mucho cuando desconocemos como funcionan las funciones y para detectar errores de estructura.

Excel Formulas y Funciones de Búsqueda

Existen 3 funciones de búsqueda de forma general en el excel:

Al ingresar la palabra «Buscar» podemos visualizar la función Buscar( Busca de forma Matricial), BuscarV (Busca de forma Vertical) y BuscarH (Busca de forma Horizontal). Estas funciones son de gran ayuda para el dominio muchos datos dentro de una planilla.

Una aplicación típica es un formulario que nos permite ingresar un código o clave para obtener los datos de una persona:

La idea es poder ingresar un código en la primera celda y que nos entrega el resultado de la tabla correspondiente a cada persona.

Colocamos la formula de BuscarV asociada a la Clave del articulo. En esta caso sería:

• Valor Buscado: Celda «E6»
• Matriz Buscar: Celdas «I6:O17» (Tabla completa)
• Indicador Columnas: 2. Se refiere a la posición de la columna contando desde el titulo «Clave». Se considera como 1 y el titulo «Nombre» como 2.
• Ordenado: Falso. Hace referencia a que es una búsqueda Exacta.

Validación de Datos

Tomando como ejemplo la misma tabla usada en el ejercicio anterior. Podemos agregar lista desplegable para ingresar los datos de forma sencilla:

Solo debemos ir a la pestaña de «Datos», «Herramienta de Datos» y «Validación de Datos».

Dentro de validación de datos. Debemos elegir lo siguiente:

En configuración debemos permitir «Lista» y Luego elegir los datos que queremos mostrar en la lista desplegable. Para ello vamos a «Origen» y seleccionamos todo el rango de «Claves» y hacemos clic en «Aceptar».

Aplicación de Excel en el Trabajo

Para la aplicación de excel en el mundo laboral tomaremos 2 ejemplos típicos que se pueden aplicar en los subsectores de cada empresa.

Sector Minero y Ejecución de Proyectos: Para seguir la correcta ejecución de los trabajos se requiere una planificación. Esta planificación se realiza a través de un archivo Excel, el cual integra todo el desarrollo de los trabajos.

Análisis de Materiales

• Costo de los materiales, 
• Canalización
• Ferretería
• Margen de utilidad del material

Análisis de Equipamiento

• Costo de equipamiento
• Cantidad de equipos
• Margen de utilidad del Equipmaiento

Análisis de Mano de Obra

• Cantidad de trabajadores
• Tipo de Mano de Obra ; técnicos, ingenieros, especialistas, etc.
• Valor mano de obra
• Cantidad de días

Sector Ventas

El uso de Excel en el área comercial es uno de los más utilizados y más requeridos tanto por el área de gerencia como de los ejecutivos.

Su uso se ha hecho famoso debido a todas las bondades que puede entregar. Dentro de las cuales podemos nombrar:

            Forecast: Este tipo de planilla ayuda a mucho a llevar el control y estado de los clientes. En ella podemos entrar los datos de contacto del cliente, observaciones, monto de venta, fecha aproximada de cierre y estado.

Estos datos nos ayudan a tener monitoreado los proyectos y ventas. Esto con el fin de tomar decisiones estratégicas.

Reporte de ventas: Esta planilla muestra el estado de las ventas por vendedor, ya sea de forma semanal, mensual o anual. Este reporte es de mucha utilidad para el jefe de ventas.

Informe de Ventas: Este informe incluye tablas y graficos con información valiosa del comportamiento de las ventas normalmente mensual.

Los Cursos que sirven para impulsan tu Carrera a través de Excel son: